A medida que las empresas conceden cada vez más importancia al compromiso personalizado con los clientes y a las estrategias de marketing ágiles, muchas de ellas recurren a HubSpot como su CRM preferido. Su interfaz intuitiva, sus potentes capacidades de automatización y su ecosistema abierto lo convierten en una plataforma imprescindible para impulsar el rendimiento multicanal.
Sin embargo, muchas organizaciones se limitan a utilizar sistemas CRM obsoletos, reacias a migrar debido a preocupaciones relacionadas con la complejidad técnica, los recursos necesarios y los riesgos potenciales, como la pérdida de datos o la indisponibilidad del sistema.
En Berexia hemos abordado estos retos. Por eso hemos desarrollado una metodología a medida y una solución innovadora para convertir el riesgo de la migración en una oportunidad de mejora de los datos, ejecutada de forma fluida y sin interrupciones.
Migrar a HubSpot: una oportunidad estratégica, mucho más que un cambio técnico
Migrar a HubSpot es mucho más que un simple cambio de sistema. Es una oportunidad estratégica para limpiar, reestructurar y mejorar sus datos de clientes.
Esto permite a las empresas:
- Mejorar la calidad de los datos eliminando duplicados, garantizando la unicidad de los registros y estableciendo una única fuente de verdad.
- Enriquecer la visión del cliente integrando datos procedentes de otros sistemas (ERP, comercio electrónico, herramientas de soporte, etc.) mediante la implementación de una sólida estrategia de gestión de datos maestros (MDM).
Aunque HubSpot ofrece una variedad de conectores y herramientas de migración a través de su marketplace, estos suelen ser insuficientes cuando se trata de gestionar requisitos complejos o personalizados.
Las principales limitaciones son las siguientes:
- Falta de flexibilidad para admitir transformaciones de datos avanzadas, validaciones personalizadas y lógica empresarial.
- Imposibilidad de unir y fusionar datos de múltiples fuentes para mejorar la exhaustividad y la coherencia.
- Ausencia de compatibilidad con campos u objetos personalizados, a menos que se procesen manualmente, lo que a menudo requiere esfuerzos de desarrollo adicionales.
DeepKubeHub: nuestra respuesta a los complejos retos de la migración
Para hacer frente a estas limitaciones, Berexia ha desarrollado DeepKubeHub, una extensión dedicada de nuestra plataforma de datos DeepKube, diseñada para simplificar y acelerar la migración de HubSpot en entornos complejos.
Nuestra solución se basa en modelos probados:
- Conectores inteligentes para extraer datos de una amplia gama de sistemas fuente (SAP, Salesforce, Dynamics, CRM personalizados, etc.).
- Canales con o sin código para una transformación y un mapeo flexibles de los datos.
- Controles de calidad integrados para validar los datos a lo largo del ciclo de vida de la migración utilizando reglas de negocio personalizadas.
Metodología DeepKubeHub: los pilares de una migración fiable
Migrar a HubSpot no es solo trasladar datos, sino también replantearse cómo circulan los datos, cómo se estructuran y cómo se explotan después de la migración. Con DeepKubeHub, Berexia sigue un enfoque de buenas prácticas basado en cuatro pilares fundamentales, diseñados para garantizar el control, la trazabilidad, la flexibilidad y la calidad de principio a fin.
- Sincronización de identificadores de registro
Garantizar la trazabilidad entre sistemas y evitar la fragmentación de datos
Uno de los aspectos más críticos de cualquier migración de CRM es la preservación de las relaciones entre los objetos: contactos, negocios, tickets, correos electrónicos, actividades, etc. Para lograrlo:
- Implementamos una sincronización bidireccional de identificadores entre el CRM original (SAP, Salesforce, Dynamics, etc.) y HubSpot.
- Cada registro migrado a HubSpot conserva una referencia al ID del CRM original, y viceversa.
- Esta asignación es crucial para garantizar que los registros secundarios (por ejemplo, tickets o correos electrónicos) estén correctamente vinculados a sus registros principales (por ejemplo, el contacto o la empresa).
- Incluso si el antiguo sistema de gestión de relaciones con los clientes finalmente se deja de utilizar, esta sincronización permite realizar auditorías posteriores a la migración sin problemas, buscar errores y alinear el historial.
- Secuenciación lógica de objetos
Respetar las dependencias, garantizar la integridad de los datos.
La migración de datos debe seguir un orden lógico para mantener la integridad estructural de los datos:
- Aplicamos una secuencia estructurada de migración de objetos, comenzando por los elementos fundamentales (por ejemplo, contactos y empresas), seguidos de tickets, asuntos y, por último, interacciones o actividades asociadas.
- Por ejemplo: Contactos → Empresas → Tickets → Actividades (correos electrónicos, tareas, notas).
- Este enfoque garantiza que, cuando se migra un objeto dependiente (por ejemplo, un ticket de asistencia), sus objetos padres relacionados (por ejemplo, el contacto y la empresa) ya existen y están correctamente vinculados.
- También proporciona una mayor visibilidad a los equipos de negocio después de la migración, garantizando que los registros no queden huérfanos o desconectados.
- Controles de calidad de los datos
Generar confianza a través de la transparencia
La migración suele suponer una oportunidad única para mejorar la calidad de los datos de sus clientes. DeepKubeHub integra una validación continua de los datos y mecanismos de control de calidad a lo largo de todo el proceso:
- Controles cuantitativos: validamos la exhaustividad y la coherencia de los registros a lo largo de todas las etapas, verificando las cuentas, los mapeos de campos y los datos requeridos.
- Controles cualitativos: evaluamos la calidad de los datos, detectando duplicados, valores faltantes, normalizando campos y verificando la lógica entre campos.
- Los indicadores de calidad se calculan en tres puntos de control:
- Datos de origen (antes de la extracción)
- Datos transformados (después de la limpieza y el enriquecimiento)
- Datos finales (tal y como se cargan en HubSpot)
Esto garantiza que los usuarios profesionales reciban indicadores objetivos de éxito, lo que ayuda a validar la migración y a reforzar la confianza.
- Mapeo inteligente sin código
Simplificar la transformación y respaldar la personalización
Cada empresa tiene un modelo de datos único. DeepKubeHub ofrece una interfaz de mapeo sin código que permite un control total sobre la forma en que se transforman y cargan los datos en HubSpot:
- Los usuarios pueden asignar visualmente campos y objetos entre sistemas mediante una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar.
- La herramienta admite campos y objetos personalizados, así como relaciones anidadas.
- Las reglas de asignación pueden ser adaptadas por equipos técnicos o usuarios experimentados sin necesidad de conocimientos de desarrollo.
- Gracias a su flexibilidad, es posible integrar perfectamente modelos comerciales complejos en HubSpot, sin tener que hacer concesiones ni recurrir a soluciones alternativas.
Entrega eficaz: una migración completa en solo dos iteraciones.
Gracias a nuestro enfoque modular y flexible, normalmente realizamos migraciones completas en solo dos ciclos:
- La primera iteración se centra en la configuración estructural, el mapeo inicial y la migración parcial de datos para su validación.
- La segunda iteración aplica los ajustes, enriquece los datos y completa la migración.
También recomendamos una fase de limpieza de datos antes de la migración, que permite filtrar los datos irrelevantes u obsoletos, garantizando así que solo se migre la información estratégica de alta calidad.
Conclusión
La migración a HubSpot con DeepKubeHub no es solo un cambio de plataforma, sino también una mejora de su estrategia de datos.
Nuestro enfoque transforma la migración en un proyecto estructurado de alto valor añadido, que mejora la calidad de los datos, refuerza la alineación de los sistemas y sienta las bases para un marketing y un CRM eficaces.
En Berexia, combinamos potentes herramientas y una metodología probada para que su transición a HubSpot sea transparente, estratégica y esté preparada para el futuro.